KPI: o que é e como ajuda startups a se desenvolverem

13/01/2022

13 jan KPI: o que é e como ajuda startups a se desenvolverem

13/01/2022

Uma das ferramentas mais utilizadas globalmente na evolução de negócios, os KPIs são de grande auxílio para startups. Entenda como eles funcionam.

 

A sigla KPI quer dizer Key Performance Indicator ou, em uma tradução livre, Indicadores-Chave de Performance. Segundo o Dicionário Macmillan, é “um método para medir a efetividade de uma organização e seu progresso em alcançar seus objetivos”. Já para o Dicionário de Oxford, é “uma medida quantificável utilizada para avaliar o sucesso de uma organização, empregado, etc, em atingir objetivos para performance”.

Mas o que realmente são os KPIs? Como eles funcionam? Quais as suas vantagens? Neste artigo vamos detalhar os aspectos do KPIs, além de citar como eles podem ser úteis para empreendedores e startups.

 

O que são KPIs

Em uma definição própria e mais simples, podemos dizer que os KPIs são indicadores que auxiliam a planejar e alcançar objetivos, além de representar a efetividade deste progresso, ou seja, empresas e profissionais utilizam os indicadores para elaborar suas metas, chegar até elas e ter controle sobre o progresso.

Desta forma, um KPI representa não o fim da jornada, mas os degraus a serem escalados para chegar ao topo. Uma empresa que acabou de começar a comercializar um produto, por exemplo, pode ter KPIs voltados para o aumento das vendas ou para o relacionamento com novos clientes, enquanto uma startup que tem um projeto ainda em bancada de laboratório, apresentará indicadores de desenvolvimento de produto e não aspectos mercadológicos.

O Bernard Marr & CO faz uma analogia dos KPIs com a saúde humana: em uma consulta médica, o paciente realiza exames que destrincham suas informações vitais, como níveis de colesterol, triglicerídeos ou vitaminas no sangue. Os resultados seriam os KPIs do paciente, que indicam o que e como melhorar para que ele consiga solucionar um problema médico.

Desta forma, existe um objetivo claro – tratar um problema cardíaco, por exemplo – e o médico utiliza os KPIs como indicadores das etapas a serem vencidas para chegar ao fim do tratamento.

Em empresas acontece da mesma forma: os KPIs devem mostrar o verdadeiro status da empresa e guiar suas ações para que seu objetivo final seja alcançado.

 

Como um KPI funciona

Já está claro qual é a função de um KPI, mas como conseguir executá-lo?

Em primeiro lugar, é necessário entender que não existem KPIs fixos, mas cada empresa deve criar seu próprio indicador, que faça sentido à sua realidade e aos seus objetivos. Desta forma, o primeiro passo estudar seu negócio e suas metas para estruturar seus KPIs.

Uma vez estruturado e implantado, os indicadores devem servir como guia para as definições do negócio, em todos os âmbitos. Segundo o KPI.org, “os KPIs fornecem foco estratégico e melhoria operacional, criam base analítica para tomada de decisão e auxiliam focar atenção no que mais importa”. Assim, os KPIs serão o guia para a empresa e, de certa forma, responsáveis pela conquista do sucesso.

Uma comparação que facilita o entendimento é com uma viagem. O objetivo final da empresa é o destino da viagem e os KPIs são as estradas que você precisa percorrer para chegar até lá. Escolher as vias corretamente traz ao viajante economia de tempo, recursos e energia, da mesma forma que escolher os KPIs corretos para o estágio do seu negócio trará benefícios. Em contrapartida, se guiar erroneamente nestas decisões pode atrasar o desenvolvimento.

Assim como o GPS o auxilia mostrando em qual rua você deve entrar, os KPIs devem ser o guia para mostrar aos funcionários da empresa quais são as decisões corretas a serem tomadas.

Inclusive, um dos métodos utilizados para definição e atualização de KPIs é o road map – roteiro, em uma tradução livre – que tem origem neste sentido de seguir um determinado caminho.

O grande segredo, portanto, não é ter indicadores ou conseguir executar o que eles apontam, mas ter eficácia no planejamento dos KPIs.

 

Como definir um KPI

O principal na definição de KPIs é entender que os seus indicadores devem ser voltados para a sua empresa, ou seja, não podem ser derivados de listas, e nem sempre devem ser copiados de alguma instituição que consegue evoluir bem. Seus indicadores devem estar intimamente conectados com o seu negócio de forma sucinta, clara e objetiva.

Para iniciar o desenvolvimento dos seus indicadores, é necessário fazer as perguntas certas. Neste caso, as Key-Performance Question, ou Perguntas-Chave de Performance, são exclusivas do seu negócio, uma vez que cada empresa deve ter seus KPIs próprios.

De acordo com o Klipfolio, uma das formas mais tradicionais utilizadas no mundo para definição de KPI é a SMARTER. Em uma referência a “mais inteligente”, tradução do termo, a sigla representa Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time-bound, Evaluate e Reevaluate.

Em uma tradução livre: especificidade, mensuração, tangibilidade, relevância, tempo limite, avaliação e reavaliação. Cada um tem uma lição importante na hora de desenvolver os seus indicadores.

 

Tenha um objetivo específico

O que você e seu negócio pretendem alcançar especificamente com estes KPIs? Entenda que o sentido do KPI é pensar na jornada completa, mas desenhar especialmente o próximo passo, como uma escada. Este objetivo deve ser focado na melhoria.

 

Meça seu progresso em direção ao objetivo

Um dos pontos mais importantes é saber como está o seu progresso, então selecione KPIs que podem ter seu progresso avaliado, e faça esta avaliação de tempos em tempos. É necessário ter um feedback, seja positivo ou negativo, sobre ele.

 

Tenha um objetivo alcançável

Pense no próximo passo e não somente no objetivo final. É importante ter em mente resultados possíveis. Se você acabou de iniciar um empreendimento, não tenha como próxima meta ser referência mundial no setor. É comum que as empresas tenham KPIs para determinados períodos, como seis meses, um ano, cinco anos e dez anos, por exemplo.

 

Tenha um objetivo relevante para a empresa

Todo o sentido de se ter KPIs é guiar e auxiliar na evolução da empresa. Portanto, se o seu indicador não tem impacto positivo direto para a empresa, ele não é válido.

 

Defina um tempo limite para alcançar o objetivo

Um ponto essencial é colocar limite de tempo nas suas metas. Assim, você terá maior tangibilidade no processo, além de poder se guiar melhor. Estipular um tempo limite também te auxiliará fortemente nos próximos tópicos.

 

Avalie o seu progresso

É importante, de tempo tem tempo, avaliar o seu progresso. Além de poder reforçar pontos que estão com maior defasagem, você pode atualizar seus KPIs de acordo com a realidade atual da empresa, uma vez que os cenários sempre mudam constantemente.

 

Reavalie seu progresso

A avaliação do progresso é fundamental para seu sucesso, portanto faça reavaliações sempre que possível, atualizando seus KPIs e entendendo onde você pode e deve melhorar. Rever a visão da empresa é inspirador e ajuda a criar os objetivos e estratégias.

 

Além dos pontos do método SMARTER, é possível se basear em outras perguntas importantes para ter um ponto de partida.

Por que esse objetivo importa?

Como esse próximo passo te ajudará a chegar no seu objetivo final? Por que ele é importante nesta fase do processo? Desenvolva indicadores que terão impactos claros no seu processo.

 

Como você pode influenciar o resultado?

Não adianta implantar um KPI que terá grande impacto quando alcançado se você não tem condições de influenciar o seu resultado. Portanto, ao desenvolver seus indicadores, entenda que eles precisam ser controláveis ou, no mínimo, influenciáveis.

 

Pense a curto e longo prazo

O KPI deve sim ser o próximo passo, mas ao defini-lo você deve ter em mente o destino final, ou seja, saiba qual é o próximo degrau, mas também qual é o topo da escada. Se possível, desenvolva também KPIs de longo prazo, desde que todos estejam sempre integrados.

 

Envolva todo o time

Os KPIs não são do CEO ou da Diretoria, mas sim da empresa inteira. Portanto, envolva todo o seu time, tanto na definição dos indicadores quanto na sua realização. É essencial que todos entendam a razão delas existirem. Logo, é importante que seus KPIs sejam claros e simples de entender, com um propósito explícito e preciso.

É possível implementar KPIs gerais, que servem para toda a empresa; de equipes, que dizem respeito a um setor específico, e até mesmo individuais, que têm um único dono.

 

Envolva pessoas externas

É interessante ter a contribuição de pessoas externas, principalmente se o time é enxuto. Novos olhares, que não estejam “viciados” no dia a dia da empresa, são mais propícios a enxergar os erros e, consequentemente, ajudar a solucioná-los. Estas pessoas podem ser mentores, consultores, aceleradores, etc.

 

Ser mais que números

Os seus KPIs precisam ser mais que números. Eles precisam expressar algo estratégico a respeito do que sua empresa está tentando fazer. Pense que uma pessoa externa precisa entender sobre o modelo de negócios da sua empresa ao olhar para seus indicadores.

 

Perceba que a construção dos KPIs é uma tarefa constante, que tem uma fase mais focada no início do projeto, mas que deve acontecer também no dia a dia, durante as avaliações e as atualizações dos indicadores.

 

Benefícios dos KPIs

O intuito principal da implementação de KPIs é o desenvolvimento direcionado da empresa, mas este não é o único benefício que os indicadores trazem à instituição. Veja alguns exemplos de melhorias indiretas que os KPIs proporcionam.

 

Melhora o engajamento

Ter KPIs objetivos e claros para toda a equipe aumenta o engajamento do time, que passa a entender qual o objetivo do seu trabalho. A conexão com o propósito da empresa traz um ambiente mais estruturado e, consequentemente, mais bem-estar da equipe e produtividade.

 

Oferece transparência aos stakeholders

KPIs bem estruturados devem ser capazes de indicar aos seus stakeholders, independentemente de conhecimento técnico, como a sua empresa está no atual momento, qual é o objetivo e quais os próximos passos para alcançá-lo. Se conseguir comprovar seus KPIs de forma documental, será ainda melhor.

 

Permite rastrear eficiência

Os KPIs são capazes de te ajudar a rastrear a eficiência na sua empresa, demonstrando quais setores ou profissionais estão apresentando desempenhos com maior qualidade em eficiência, tempo, comportamento, etc.

 

Maiores erros ao desenvolver um KPI

Você já entendeu quais as melhores práticas ao buscar KPIs para sua empresa. Veja também quais são os principais erros, de acordo com Bernard Marr, para certificar-se de não cometê-los.

 

Não conectar o KPI à sua estratégia

Está bem claro que o seu KPI não deve feito com base em outras instituições, muito menos copiado de algum lugar. Além disso, ele também deve ser profundamente ligado à sua estratégia, ou seja, o seu próximo passo deve te levar para mais perto do seu objetivo final.

 

Utilizar KPIs fáceis demais

Após uma frustação de não cumprimento de um KPI, pode-se cair no erro de afrouxar demais as metas. Assim como KPIs impossíveis de se cumprir, indicadores que não apresentam desafio também não trarão impacto para seu negócio, uma vez que não haverá resultados concretos.

 

Não revisar os KPIs com frequência

Já falamos sobre a importância de avaliar e reavaliar seus KPIs frequentemente. Um dos maiores erros nesta jornada é ignorar este passo. KPIs desatualizados não somente farão sua empresa estagnar, como podem levá-la para direções erradas.

 

Não envolver pessoas nos KPIs

Um KPI não pode ser implementado para ser guardado. Compartilhe com seus stakeholders, principalmente com sua equipe. Além de melhorar as chances de alcançá-lo, você melhora também o engajamento do seu time.

 

KPIs na prática

Para demonstrar como os KPIs operam na prática, a Fundadora e CEO da Far.me, Samilla Dornellas, conta um pouco sobre a experiência da sua startup com as métricas: “No final de 2019 nós iniciamos nosso trabalho com KPI, mas foi somente em 2021 que conseguimos, de fato, colocar este método para funcionar. A partir de então nossas análises de KPIs são trimestrais, quando fazemos o fechamento geral para trazer os resultados e entender o que conseguimos atingir e o que ainda é válido como um KPI. A partir disso nós traçamos o trimestre seguinte e tem sido muito interessante ver o desenrolar deste desenvolvimento.

De forma geral, os KPIS auxiliaram muito na visão do negócio. Inclusive, temos metas que são importantes de serem acompanhadas e monitoradas, mas nem todas estão diretamente relacionadas ao objetivo geral e estratégico da empresa. Ter essa noção micro é muito importante. Hoje entendo que cada área deve fazer seus checkpoints, envolvendo todo o time, e trazer para uma reunião geral. Assim todo o time consegue participar mais ativamente, porque as pessoas se sentem como parte das métricas que a empresa tem.

Para trazer um exemplo da Far.me, hoje estamos passando por um processo transformacional de mindset. Criamos uma estrutura operacional robusta que é muito importante e logicamente precisamos garantir que nosso serviço continue com qualidade, segurança e rastreabilidade. Mas por outro lado, estamos numa fase de crescimento, de escalada, então precisamos entender quais são nossos objetivos agora, e em fases de crescimento algumas coisas operacionais podem não ser prioridade”, relata.

A CEO ainda deixa uma dica para quem está em fase de implementação de KPIs: “A minha dica é de ir com calma, mesmo. Definir as áreas e os pilares da empresa. É importante ter um direcionador macro de onde se quer chegar, de estar alinhado com o propósito e com o objetivo estratégico e destrinchar isso para esforços que permitem chegar nestes resultados. Definir KPI só por achar que faz sentido é um erro”, afirma.

 

Se quer uma avaliação dos KPIs implementados na sua empresa, fale com os especialistas do BiotechTown.